30 Jul El evento como facilitador de contactos
Tan importante como las conexiones que se hacen en un evento, es el seguimiento que se hace después de establecer un primer contacto.
Antes de adentrarnos en el cuerpo de nuestro post deberíamos resaltar las principales razones por las que vamos a una conferencia. Hoy en día, podemos ver las conferencias en directo con streaming o a través de las redes sociales con el hashtag asignado al mismo. Para la posteridad, muchos de ellos están disponibles en formato multimedia con lo que podemos disfrutar y aprender de las ponencias mientras hacemos multitasking en la oficina. Sin embargo, no hay nada como el tête à tête, evidenciado en el blog del programa de master´s de la universidad de Rutgers de Nueva Jersey (EEUU) en el que se plasma que dos de las principales razones por las que decidimos despegarnos de la comodidad de nuestro sofá están integramente relacionados con el roce humano:
También debemos retomar una de las grandes palabras que se han puesto de moda con las redes sociales: desvirtualizar. Aquellos que llevan tiempo navegando por Twitter, Facebook e Instagram suelen tener un «rolodex» robusto compuesto por avatares en el que muchos contactos son virtuales y a los que nunca se ha conocido en persona. Un evento es la ocasión perfecta para presentarte y comprobar si los mensajes de la persona de carne y hueso son tan buenas como los de su alter-ego cibernético.
En este sentido, la organización de un evento implica necesariamente ayudar al asistente gestionar su lista de contactos de manera eficiente durante todas las fases de la misma: antes, con la preparación de su agenda, durante, maximizando su tiempo y después, facilitando el seguimiento y convirtiéndose en una herramienta de trabajo que aporte valor de forma continuada. Estas son algunas de las claves que permiten aportar valor al asistente de un evento tras la celebración del mismo:
1) TECNOLOGÍA
Ayuda a tus asistentes a continuar contectados mediate la tecnología y asegúrate de que disponen de la información que les facilita su trabajo.
Si el asistente dispone de un CMS, lo habitual será que tras el evento dedique unas cuantas horas a introducir los contactos que haya hecho a la base de datos de su empresa.
Una forma clara es la creación de una aplicación para los eventos que además de recoger información sobre los participantes, permita exportar archivos fácilmente de tal forma que aliviaremos el esfuerzo de tener que introducir los contactos uno a uno tras el evento ayudándole a completar su base de datos con la información que desde la organización se haya recogido en la aplicación sobre todos sus participantes. Si se ha hecho bien el trabajo, esta información será de gran utilidad para hacer y mantener nuevos contactos, incluso una vez que el evento haya finalizado.
2) CONTENIDOS
Crear contenido educativo tras el evento es una solución altamente eficaz – un recurso permanente para los asistentes, aquellos que hayan seguido en directo al evento o aquellos que se interesen por la materia en un futuro. Generalmente se genera un volumen importante de conversaciones 2.0 en las publicaciones multimedia, los posts y las redes sociales. Adicionalmente se puede complementar esta tarea a través de campañas de e-mail marketing recopilando las principales ideas en e-book o un álbum de Youtube al que puedan acceder. Una de las metodologías más eficientes de trabajo en este sentido es el Inbound Marketing.
3) COMUNIDAD ON-LINE
La conversación continúa después del evento en las redes, trabajando mediante la fórmula de hashtags, si es que se ha creado una etiqueta dedicada para las redes sociales, o la creación de grupos de trabajo en alguna red social como Linked in o Facebok. Es importante dotarle al evento de un sentido de comunidad donde no se permitan fórmulas de venta agresivas para que se convierta de manera natural en ecosistema de colaboración. El objetivo de una comunidad es conectar y conversar. Las ventas en este tipo de foros se perciben de manera intrusiva y negativa con lo que convierten tu comunidad en un lugar fantasma.
La tecnología, creación de contenidos y contacto humano tiene un enorme valor, pero a la hora de crear un evento de éxito debemos tener en cuenta los 10 pasos de diseño.
Continuar conectados con los asistentes tras el evento revierte en que las probabilidades de que vuelvan a trabajar contigo en el futuro sean mucho más altas.
Uno de los objetivos a aboradar por los organizadores de un evento es cómo hacer que se convierta en un recurso práctivo y encontrar la fórmula de trabajo que aporte valor a los asistentes, expositores, visitantes y ponentes, para lo que es imprescindible conocer a tu público objetivo y diseñar los objetivos del evento.
Imagen destacada: Randall Bruder
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