05 Abr El diseño como facilitador de la experiencia de un evento
Tangibiliza tu historia. El espacio y elementos que conforman tu evento permiten “tocar” la experiencia y crear sensaciones. La clave está en los detalles.
Un evento es un encuentro entre personas en un espacio físico donde se va a llevar a cabo una actividad: ponencias, charlas, conciertos, congresos, catas…. Independientemente del contenido del evento que debe ser interesante y de calidad para el público al que se dirige, todos ellos deben buscar generar emociones, emociones coherentes que apoyan el mensaje del evento y no pinceladas sueltas sobre un sentido.
Un componente básico en la generación de sensaciones es el diseño del espacio físico y sus componentes para provocar el recuerdo de marca, del servicio y del producto que se presente. Debemos recordar que la vista es la encargada de generar esa «primera impresión» y que no hay dos oportunidades para acertar.
De la misma forma que ignoramos un anuncio en la TV o en la pantalla de nuestros ordenadores, en un evento pasan desapercibidos la existencia de patrocinadores y olvidamos la presencia de marcas. Por este motivo, stands, folletos, vídeos, web, pancartas, carteles, programas, etc. deben de ser planteados como componentes de un todo, de un mensaje que se va a trasladar en un espacio físico donde se va a contar una historia en la que todos los participantes, ponentes, asistentes, marcas y patrocinadores escriban un capítulo, juntos.
Debemos plantear cada uno de los componentes de marca como un elemento que provoque interacciones con los participantes de un evento. Algunas ideas: folletos comestibles, stands con textura, programas aromatizados, actividades personalizadas. Esto requiere poner en marcha nuestra materia gris, maximizar la parte derecha de nuestro cerebro y buscar alternativas diferentes que generen emociones.
En el anuncio de nuestra primera conferencia “WELCOME, Global Travel Forum” implicamos a los que queríamos que fueran nuestros posibles asistentes dándoles un folleto personalizado. Tomamos sus fotos en un photocall y, tras la presentación del evento, se les entregó a cada uno de ellos el folleto personalizado con su foto y el mensaje que queríamos trasladar “WE, the travel professional”
En la edición de 2014 de Turistopía creamos la primera expo creativa donde, a los proveedores se les daba únicamente una mesa redonda de 90 centímetros y no podían llevar ni rollups ni folletos, porque cuanto más grande sea el reto mayor es el número de neuronas que ponemos en funcionamiento para sacar soluciones eficientes e imaginativas.
En las Jornadas del El tren de las tendencias del turismo incorporamos las marcas a un tren maqueta real que estaba en la entrada del evento. Todos los moderadores recibieron un silbato que sonaba como un tren, el inicio de la jornada se anunció con un “pasajeros al tren” y los cambios de sesión con un “todos a bordo”. Al mismo tiempo el programa jugaba con la idea del tren e incluso las salas de conferencias tenían el número de los vagones. La url del evento www.subealtren.com formaba parte de la invitación a unirse a esta tribu y por lo tanto a formar parte de la comunidad a la que nos dirigíamos.
Diseña todos los elementos de tu evento, estos deben reflejar los valores y experiencia que se desee transmitir.
No te olvides de sacar fotrogafía profesional e integrar las fotos del evento en la página web y las redes sociales a posteriori para seguir contando tu historia.
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